Лицо компании или почему так важен ресепшн?

Для того чтобы лучше понять её ценность в любом офисном помещении, разберемся с задачами, выполняемыми стойкой администратора.  Во-первых, это формирование мнения о компании. Ресепшен первым попадается на глаза посетителю, это обуславливает его обязанность выглядеть красиво, презентабельно, желательно, соответствовать корпоративному стилю.  Во-вторых, она отвечает за правильное обустройство места для работы администратора. Грамотно организованная работа данного сотрудника позволит ему быстро обслуживать клиентов, принимать заявки, отвечать на телефонные звонки.

В-третьих, стойка очень хорошо зонирует приемное помещение, выделяя рабочую зону и место для ожидания. Это позволит администратору не отрываться от выполнения своих обязанностей даже при наличии в приемной посетителей. Компания ЦМ Торгкомплект изготовит для Вас ресепшн на заказ любой сложности по вашим размерами чертежам, а также поможет создать индивидуальный дизайн-проект и расстановкустола в вашем помещении. В-четвертых, сотрудник, находящийся за ресепшен, помогает клиентам не затеряться в, зачастую, длинных и извилистых коридорах офиса, а проконсультировавшись у стойки, изначально выбрать правильное направление.

Советы по выбору

Чтобы стойка администратора была удобна, как посетителям, так и сотрудникам существует несколько четких рекомендаций, способных значительно облегчить подбор мебели.

Пространство необходимо разделить на место ожидания для посетителей и служебную зону. Пристальное внимание рекомендуется уделить качеству мебели. Долговечность, натуральность и прочность конструкции не только многое расскажет об уровне сервиса, но и позволит надолго сохранить презентабельный вид зоны. Располагать приемную зону желательно так, чтобы взгляд входящих клиентов в первую очередь устремлялся на фасад. Стойка ресепшн потребует дополнительного оборудования диванчиками, креслами и мягкими стульями для ожидания

Также зона может быть дополнена стеллажами, полками и журнальными столиками. Огромное значение имеет дизайнерское решение всего помещения. При создании приемной зоны необходимо сохранять общее стилистическое оформление и цветовой баланс. Выбирайте высоту конструкции таким образом, чтобы гостевая столешница находилась на уровне глаз сидящего за стойкой человека. Это позволит сохранить комфорт при непосредственном общении администратора с клиентом.

Если ваша компания делает ставку на оригинальность и индивидуальность стиля, можно заказать модель, выбрав цвет и размер исходя из собственных предпочтений. Это сделает вашу приемную эталоном безупречного вкуса, а также продемонстрирует цельность и серьезный подход к делу.

Администратор справляется практически с любыми задачами

Один известный бизнесмен однажды рассказал, как его очень миниатюрная секретарша однажды поменяла колесо на его машине после того, как поняла, что оно спустило. Она заметила это, когда бизнесмен был занят важным телефонным разговором, и знала, что ему нужно срочно ехать через весь город на важную встречу, как только звонок закончится.

По-видимому, она устанавливала его запасное колесо и параллельно отвечала на входящие звонки, используя Bluetooth-гарнитуру для связи с клиентами. Конечно, никто не призывает взваливать на администратора решение абсолютно всех проблем, которые возникают у сотрудников офиса. Однако хороший администратор увидит проблемы до того, как они произойдут, взаимодействуя со всеми в офисе, исправляя невозможные проблемы и в целом внося коррективы, где они необходимы в течение дня.

Администратор является мастером общения и ведения переговоров

Те, кто не может общаться ясно и быть столь же убедительным, как переговорщик, не должны занимать должность администратора. Эти сотрудники обладают удивительно способностью внимательно слушать собеседника и легко извлекать самые важные детали из разговора и выполнять все, что от них требуется.

Они могут читать между строк, чтобы добраться до сути любого вопроса. Ваш офисный администратор может сделать один звонок и сдвинуть горы, даже если все остальные, кто пытался до них, потерпели неудачу. Лучше всего, если администратор помимо всего вышеназванного обладает удивительной стрессоустойчивостью. Он просто продолжает выполнять свою работу, даже если внутри бушует эмоциональное пламя.

Самый организованный человек в офисе

Когда вы думаете о том, насколько организованны администраторы, вы понимаете, что во многом это зависит от их умения пользоваться современными технологиями.

Раньше это была преимущественно бумажная работа. Администраторы должны были разбирать кипы документов и наводить безупречный порядок, чтобы всегда знать, что и где находится.

Все это делалось во время приветствия клиентов и выполнения его просьб, ответа на один звонок за другим и выполнение просьб о помощи, поступающих от коллег.

Вот почему администратор по совместительству должен быть самым организованным человеком в офисе. Однако современные технологии позволяют им держать большую часть документов в электронном виде. Гораздо проще находить нужные документы, когда они хранятся в программе, а не в обычных папках. 

Эффективнее всех остальных решает офисные проблемы

Самые лучшие из них, кажется, могут выполнять сто задач одновременно, уделяя звонящим и приходящим лично свое время и терпение, всех встречая с неизменной улыбкой, нарисованной на их лице. Дело в том, что немногие члены команды имеют способность многозадачности. Однако профессиональный администратор обязан это делать. Иначе он не сможет справиться с должностными обязанностями.

Менеджеры и другие члены команды часто полагаются на администратора, чтобы решить некоторые из самых сложных проблем, таких как отслеживание потерянных пакетов, организация больших встреч с клиентами и персоналом и устранение проблем с клиентами.

Администратор является офисным фаворитом

Этот сотрудник делает очень много для всех своих коллег. Вот почему все любят его. По этой причине любимец офиса становится совершенно незаменим. Администратор знает даже самых интровертных сотрудников и клиентов близко.

Когда он должен взять выходной день, уехать в отпуск или даже ненадолго отпроситься, чтобы посетить стоматолога в течение часа, все в офисе быстро начинает ломаться. Однако в ту минуту, когда администратор возвращается, все, кажется, встает на свои места, как будто ничего не произошло. Хаос возникает всякий раз, когда ваш администратор не находится в офисе.

Если ваш администратор не соответствует какому-либо из заявленных выше пунктов, вам, возможно, придется подумать о том, чтобы заменить сотрудника. Он должен быть яркой звездой в офисе, способной справиться со сложными задачами. Он является посредником между вашим персоналом и клиентами. Если вы не поблагодарили администратора за все, что он делает в последнее время, обязательно сделайте это в следующий раз.